Делегування повноважень і відповідальності в організації: що це таке і як правильно делегувати

26

Здрастуйте! сьогодні розповімо, що таке делегування повноважень і відповідальності, і як правильно делегувати .

Керівник організації не може займатися всіма справами самостійно. Тому на плечі хорошого керуючого лягає головне завдання-зробити так, щоб його підлеглі виконували певні завдання і розвивали підприємство. Найчастіше це найважливіше завдання, яке повинен виконати керівник. Досягається це шляхом делегування повноважень своїм співробітникам. Як саме ми розповімо в даній статті.

Що таке делегування і що означає делегувати

делегування – це процес передачі частини функцій керуючого співробітникам організації, для досягнення ними конкретних цілей. За своєю суттю це постанова завдання і наділення повноваженнями для її вирішення. Основним проявом делегування повноважень керівником буде посадова інструкція.

Делегування повноважень потрібно перш за все для того, щоб зняти більшість завдань з керівника, залишивши тільки найважливіші. При цьому потрібно розуміти, що в невеликій компанії керівник може виконати більшість завдань співробітників самостійно. Але на великому підприємстві, яке займається виробництвом і реалізацією своєї продукції, одному впоратися просто неможливо.

приклад делегування повноважень:

робота кредитного комітету в банках. Цей орган займається аналізом всієї зібраної інформації по позичальнику, оцінює ризики і виносить самостійне рішення.

тобто керівництво кредитної організації прийняло управлінське рішення і створило документ – кредитну політику, в якій воно делегувало більшість своїх повноважень різним керівникам і співробітникам напрямків. І кредитний комітет, як самостійний орган, отримав право на здійснення своїх функцій-аналіз і прийняття рішення про видачу кредиту.

По суті, делегування ставить перед собою основну мету-створити таку ситуацію, при якій кожен співробітник виконував би певне завдання для досягнення конкретної мети. При цьому кожна мета співробітника будь-якої ланки йде на те, щоб досягти більш глобальних планів по роботі організації, які визначило керівництво.

Цілі делегування

делегування переслідує три головні цілі:

  • зменшити навантаження на керівників;
  • підвищити ефективність роботи всіх ланок;
  • збільшити зацікавленість працівника.

Кожна з цих цілей по-своєму впливає на роботу компанії. Розвантажене ланка керівництва може легше виконувати свої основні, більш творчі функції: аналіз всієї інформації, що поступається і на його основі постановка цілей і пошук шляхів їх досягнення. Чим менше другорядних завдань виконує керівник, тим простіше йому дивитися з боку.

одне з головних правил менеджменту в тому, що керівник не повинен брати участь у виробництві. якщо він це робить, то він з директора перетворюється на звичайного робітника. Це правило буде справедливо завжди, і саме через нього існує такий поділ на керівний і робочий апарати.

делегування повноважень підвищує роботу всіх ланок. так, керівник середньої ланки, передаючи частину своїх повноважень, збільшує важливість роботи нижчих ланок компанії, тим самим підвищуючи їх зайнятість і відповідно ефективність.

Зацікавленість працівника підвищується, коли йому даються додаткові повноваження для вирішення певних завдань. Це вносить якийсь творчий підхід, завдяки якому навіть працівники нижчої ланки можуть не виконувати рутинні завдання, а відчувати, що вони є частиною чогось більш масштабного. Це дає відчуття власної важливості, підвищуючи мотивацію працівника.

Як правильно делегувати повноваження – 6 принципів

Делегування повноважень, як і всі в менеджменті, теж володіє своїми основними принципами. Їх дотримання допоможе грамотно розподілити повноваження і тим самим підвищити ефективність роботи підприємства на 30-40%.

ось ці принципи:

  1. принцип єдиноначальності . Основний принцип, що означає, що у кожного працівника повинен бути тільки один безпосередній начальник, якому він підпорядковується. Тобто безпосередньо керівник не може віддавати розпорядження працівникам нижчої ланки, він робить це через постановку цілей начальникам середньої ланки.
  2. принцип обмеження . За кожним керівником має бути чітко закріплено певну кількість працівників. І на даній посаді він може управляти тільки ними.
  3. принцип прав і обов’язків . Дуже важливий принцип, який говорить про те, що не можна делегувати на працівника більше повноважень, ніж написано в його посадових обов’язках.
  4. принцип закріплення відповідальності . Делегування повноважень не знімає відповідальності з керівника.
  5. принцип передачі відповідальності . Якщо повноваження делегуються, то керівник повинен знати, що завдання будуть виконані.
  6. принцип звітності . При будь-яких змінах або відхиленнях від виконання завдань обов’язково повинна складатися звітність для керівника.

Якщо не порушувати всі ці принципи, можна уникнути різних зволікань на підприємстві.

Види повноважень і централізація управління

Для того щоб до кінця зрозуміти сутність делегування, потрібно розібратися з видами повноважень і централізацією управління. Це основні теоретичні аспекти компанії, які повинні бути враховані при розробці посадових інструкцій керівникам вищої та середньої ланки.

повноваження – право використовувати ресурси організації для досягнення поставлених цілей. Вони діляться на лінійні і штабні.

лінійні повноваження – ієрархія підпорядкування. Ті повноваження, які передаються від начальника до підлеглого, і від нього до іншого підлеглого, і так до безпосереднього виконавця.

штабні повноваження – радники поза системою. Це такий апарат, який дозволяє радити, контролювати і впливати на роботу лінійного апарату.

Залежно від масштабу повноважень виділяють два типи управління: централізований і децентралізований. Їх основна відмінність в місці прийняття рішення. У централізованому типі управління, керівний апарат приймає більшість рішень, навіть ті, які стосуються роботи вищих ланок. Як приклад-керівник визначає, як кожному продавцю потрібно працювати з клієнтом.

Децентралізований тип управління дозволяє працівникам більш творчо підійти до вирішення завдання. У них є тільки головна мета, яку перед ними поставив керівник, і можливі шляхи її досягнення. Все інше вони вирішують самостійно. У цьому виді управління більшість рішень приймаються безпосередньо на робочих місцях.

Перший спосіб більше підходить для професій, які не потребують творчого підходу, а другий навпаки. Не існує в чистому вигляді централізованого і децентралізованого типу управління. Не можуть всі рішення прийматися або в керівництві, або на робочих місцях.

Делегування повноважень підлеглим: 5 основних правил

Для того щоб грамотно делегувати повноваження, потрібно не тільки слідувати принципам, а й пам’ятати про основні правила делегування.

п’ять правил передачі повноважень, які виявили авторитетні менеджери за роки роботи:

  1. не концентрувати владу в одному місці. Чим більше рішень приймається на робочих місцях, тим краще проходить діяльність компанії.
  2. делегувати повноваження потрібно тільки для користі компанії;
  3. потрібно враховувати зайнятість працівника. Завантажений працівник не зможе впоратися з додатковим навантаженням від передачі йому ще однієї частини повноважень начальника;
  4. слід спочатку складати плани, з певним розрахунком на те, що, можливо, делегат зробить помилку;
  5. відповідальність за виконання своєї роботи делегатом завжди лежить на плечах керівника.

Перше і останні правила-найосновніші. Влада, зосереджена в одних руках, може привести до того, що одне неправильне рішення людини, якій не можуть допомогти з боку, може повністю зруйнувати організацію.

Відповідальність за виконання доручення лежить більшою мірою на тому, хто його доручив. Але тим не менше основний керівник вищої ланки зобов’язаний брати на себе відповідальність, якщоКерівник напрямку і його підлеглі не впоралися із завданням, так як це цілком його вина.

Що не слід довіряти підлеглим

Але не варто забувати, що підлеглі не повинні вирішувати деякі завдання керівника. В основному це прямі його обов’язки на підприємстві.

не слід довіряти підлеглим:

  • постановку цілей організації;
  • прийняття рішень, які можуть змінити політику організації;
  • контроль за результатами направлення;
  • завдання особливої важливості та пов’язані з високим ризиком;
  • термінові завдання, що не залишають часу на повторну перевірку;
  • делегування повноважень.

При цьому варто розуміти що прийняття рішень в рамках одного конкретного напрямку на підприємстві на кшталт» у кого закуповувати обладнання”, відділ постачання цілком може вирішити. Але відповідати за питання розвитку підприємства, потреба в новому обладнанні і доцільність його покупки лягає на плечі керівника.

Наприклад, про банки це теж підходить. Адже кредитний комітет приймає рішення про видачу кредиту, але не може приймати рішення про зміну кредитної політики банку. Те ж саме стосується і контролю за результатами направлення. Контролювати роботу одного співробітника, виконання його завдань, зобов’язаний його безпосередній керівник-начальник відділу.

1. При цьому роботу самого відділу, який забезпечує вирішення певних завдань повинен контролювати керівник цього напрямку або сам генеральний директор. По суті – контроль за досягненням мети роботи всього напрямку-одне з основних завдань керівника.

Що стосується завдань особливої важливості і пов’язаних з високим ризиком. Такі завдання рекомендується виконувати керівникам самостійно, або делегувати їх тільки співробітникам, що володіють великим досвідом роботи. Виконуючи завдання особливої важливості, працівник може вплинути на роботу підприємства як тут і зараз, так і в довгостроковій перспективі. Саме тому переговори про співпрацю, зміни в політиці, та інші рішення керівник приймає і здійснює самостійно.

Кілька слів про аналіз виробничої діяльності. Її повинен здійснювати аналітичний відділ, якщо він є. В іншому ж випадку, аналізувати, обробляти і робити висновки з усієї інформації на підприємстві повинні керівники напрямків. Вони повинні дати всю інформацію керівнику, який на її основі приймає управлінське рішення.

виходячи з цього списку, можна зробити висновок про те, що делегуванню не підлягають основні завдання самого керівника. адже в його компетенції: розвиток підприємства шляхом постановки і досягнення цілей.

і саме в це завдання входять і інші:

  • делегування повноважень;
  • створення робочої атмосфери;
  • контроль за діяльністю працівників;
  • аналіз одержуваної інформації.

Саме тому розхожий вислів «при хорошій організації одна людина завжди зайвий» вірно лише частково. Звичайно, керівник може і повинен делегувати свої повноваження, згідно з правилами і принципами, але при цьому на його плечах залишається чималий тягар відповідальності за розвиток підприємства в цілому. І більшість своїх обов’язків керуючий передати не може.